Website

Waterlands Archief

Programma

5

Gemeentelijk belang

Het Waterlands archief ontvangt een jaarlijkse bijdrage.

Visie

Het Waterlands Archief, betrouwbaar geheugen van de regio Waterland, beheert rond de duizend archieven van plaatselijke overheden en particuliere instellingen (bijvoorbeeld notarissen en kerken).

Naast archiefbeheer heeft het Waterlands Archief tot primaire taak de archieven en de daarbij behorende cultuurhistorische collecties ter inzage te geven aan iedereen, die daar belang in stelt. Daarnaast houdt het Waterlands Archief toezicht op de archieven bij de deelnemende gemeenten die nog niet zijn overgebracht en geeft het advies aan archiefvormers over duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.

Beleid

Het Waterlands Archief heeft het beheer van 5 strekkende kilometer archief. Er is nog een achterstand in de ontsluiting van ruim 500 meter, die ingelopen moet zijn in 2021. Daaraan wordt gewerkt.

Het beleid is gericht op het duurzaam behoud, de verbetering van de toegankelijkheid en het ondersteunen van de archiefvormer bij het informatiebeheer. De focus ligt hierbij op de voorbereiding van een gemeenschappelijk e- depot en de uitbreiding en verbetering van de digitale dienstverlening.

In de periode 2019-2024 wordt het project digitalisering bouwvergunningen uitgevoerd.

De digitale, duurzaam te bewaren archieven die bij gemeenten ontstaan moeten worden beheerd in een digitaal depot: het “e-depot”. Bij het Waterlands Archief komen de gemeentelijke archieven samen.  Na de inrichting van het e-depot in 2019 zal in 2020 het beheer van het e-depot binnen de organisatie van het Waterlands Archief worden belegd.

Openbaar belang

De belangrijkste doelstelling van het Waterlands Archief is het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van overheidsinformatie die als zodanig is gewaardeerd zodat toekomstige generaties het archief kunnen blijven raadplegen. Deze wettelijke taken zijn gedelegeerd aan het Waterlands en vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Daaruit vloeien drie kerntaken voort: publiek, beheer en toezicht.

Risico's

Bedragen

Eigen vermogen

Vreemd vermogen

Financieel resultaat 2019

Financiële toelichting

De bijdrage van de gemeente Edam-Volendam voor 2020 bedraagt € 259.887.

Begin 2018 is de bestaande Gemeenschappelijke Regeling ISW gewijzigd in de nieuwe GR Waterlands Archief. De colleges van de deelnemende gemeenten hebben daarmee opnieuw het beheer van hun archieven gemandateerd aan de archiefdienst. De saldi van het ISW zijn daarbij bestemd voor het project digitalisering bouwvergunningen. Met het wegvallen van het ISW als overkoepelende regeling wordt het Waterlands Archief volledig verantwoordelijk voor haar bedrijfsvoeringstaken. Een aantal van die taken is uitbesteed aan externen: personeel en financiën (Gemeente Waterland), facilitair en huisvesting (Bibliotheek Waterland) en informatie en ICT. Verbetering van de communicatie wordt  voortgezet. In 2019 is gestart met de digitale nieuwsbrief.

Door schaalvergroting, middels structurele samenwerking met een vergelijkbare dienst in de regio, kan de expertise en daarmee de slagkracht worden vergroot. Samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad ligt daarbij niet alleen voor de hand, maar is ook een bestuurlijke opdracht. In de samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad zal mogelijk ook de behoefte aan nieuwe functies ingevuld kunnen worden.
Een andere bestuurlijke opdracht is om binnen de regio Waterland nadrukkelijk de samenwerking te zoeken met de deelnemende gemeenten en andere maatschappelijke organisaties.

Daarnaast wordt op archiefgebied ook in 2020 samengewerkt met het Westfries Archief en het Regionaal Archief Alkmaar. Met Bibliotheek Waterland wordt het bestaande educatieve programma voor het basisonderwijs onderhouden. Daarbij worden opnieuw de mogelijkheden voor educatie op locatie in de regio verkend.. Tot slot wordt ook  weer een verdere samenwerking gezocht met middelbare scholen, hogescholen en universiteiten  en musea. Qua samenwerking met de historische verenigingen worden in 2020 de doelstellingen geoperationaliseerd in een aantal pilots op het gebied van a. beheer van collecties in het collectiebeheersysteem van het Waterlands Archief en b. het ontsluiten van de gezamenlijke collecties voor jongeren middels apps.